Op deze pagina leest u meer over het toetsingsproces van de Inhouds-governancecommissie (IGC) en Data-governancecommissie (DGC). We nemen u stapsgewijs mee in het proces van aanmelding (aanvraag) tot definitief advies. Alle documentatie met betrekking tot het toetsingsproces vindt u hier.
Let op: Onderstaande beschrijving heeft betrekking op registraties vanaf toetsingsronde 10. Kwaliteitsregistraties t/m toetsingsronde 9 volgen de planning die zij eerder van het SSC-DG hebben ontvangen.
Het toetsingsproces van de IGC en DGC vormt de eerste stap om in aanmerking te komen voor opname in het register voor kwaliteitsregistraties bij Zorginstituut Nederland. Wilt u meer weten over het volledige proces? Kijk dan op de gezamenlijke website van de IGC, de DGC, het Zorginstituut en Zorgverzekeraars Nederland: www.landelijkekwaliteitsregistratie.nl.
Het totale toetsingsproces van de IGC en DGC neemt per kwaliteitsregistratie tussen de 37 tot 46 weken in beslag. In één ronde worden (maximaal) 10 kwaliteitsregistraties getoetst, waarvan maximaal 5 kwaliteitsregistraties van dezelfde registratiehouder. De rondes gaan steeds 18 weken na elkaar van start; dit is exclusief de vakantie-onderbrekingen in de zomer- en kerstperiode.
Het SSC-DG is gedurende het gehele toetsingsproces het eerste aanspreekpunt voor registratiehouders. Het uitwisselen van documenten vindt plaats via de beveiligde Teamsomgeving die speciaal voor het toetsingsproces is ingericht.
Onderstaand ziet u de visuele weergave van het toetsingsproces. Daaronder lichten we elke processtap toe.
Het toetsingsproces start met het aanvraagproces. Deze bestaat uit een aanmeldperiode (1 week), een lotingsperiode (1 week) en een aanvraagperiode (6 weken). Vóór het eind van de aanvraagperiode moet de volledige aanvraag – dit zijn het aanvraagformulier en de bewijsstukken – ingediend zijn. Aan de basis hiervoor liggen de toetsingscriteria van de IGC en DGC.
Onderstaande afbeelding geeft het aanvraagproces schematisch weer. Daarna lichten we de drie stappen uit het aanvraagproces verder toe.
Elke 18 weken gaat er een nieuwe toetsingsronde van start. Via onze nieuwspagina en LinkedIn leest u wanneer een nieuwe aanmeldperiode wordt geopend. Wilt u één of meerdere kwaliteitsregistraties aanmelden voor toetsing door de IGC en DGC, dan mailt u het ingevulde aanmeldtemplate binnen de betreffende aanmeldperiode naar info@ssc-dg.nl. Hierin geeft u ook aan wie er toegang moet krijgen tot de beveiligde Teamsomgeving.
In elke toetsingsronde is er plaats voor 10 kwaliteitsregistraties (waarvan maximaal 5 van dezelfde registratiehouder). Om kwaliteitsregistraties een eerlijke kans te geven om in een toetsingsronde te komen, maken we gebruik van een loting wanneer zich meer dan 10 kwaliteitsregistraties voor één toetsingsronde aanmelden. Hiermee wordt bepaald welke van de aangemelde kwaliteitsregistraties in de betreffende toetsingsronde worden getoetst.
Vervolgens ontvangt de registratiehouder per kwaliteitsregistratie een aanmeldnummer en aanvullende informatie over de vervolgstappen.
Kwaliteitsregistraties die deelnemen aan de toetsing van de IGC/DGC gaan akkoord met de Voorwaarden toetsingsproces IGC en DGC.
Aanmeldingen die voor een toetsingsronde worden uitgeloot, komen op de wachtlijst op volgorde van de uitkomst van de loting. Wanneer er onverhoopt een plek vrijkomt in een toetsingsronde, bijvoorbeeld doordat een ingelote kwaliteitsregistratie zich terugtrekt, benadert het SSC-DG de kwaliteitsregistratie die als eerste op de wachtlijst staat met de vraag of deze de vrijgekomen plek wil innemen.
Wanneer dit aanbod meer dan 14 dagen voor de deadline van het aanvraagproces wordt aangeboden en vervolgens wordt afgewezen door de kwaliteitsregistratie, wordt de betreffende registratie van de wachtlijst afgehaald. We gaan er namelijk vanuit dat een kwaliteitsregistratie daadwerkelijk klaar is om getoetst te worden wanneer deze is aangemeld. In deze situatie moet de registratiehouder haar kwaliteitsregistratie opnieuw aanmelden voor de toetsing in een volgende toetsingsronde.
Wanneer er geen plaats beschikbaar komt en de kwaliteitsregistratie dus op de wachtlijst blijft staan, krijgt deze een plaats in de volgende toetsingsronde(s). Hetzelfde geldt wanneer het aanbod voor een vrijgekomen plek binnen 14 dagen voor de deadline van het aanvraagproces wordt aangeboden en de kwaliteitsregistratie dit aanbod niet aanneemt.
Wanneer u uw kwaliteitsregistratie terugtrekt uit de toetsingsronde, komt deze registratie niet op de wachtlijst te staan en moet u de kwaliteitsregistratie opnieuw aanmelden voor de toetsing.
Met het aanmeldnummer kunt u als registratiehouder in de beveiligde Teamsomgeving het aanvraagformulier invullen en alle bijbehorende bewijsstukken voor de toetsing uploaden.
Na toewijzing van het aanmeldnummer krijgt u als registratiehouder, samen met de door u opgegeven (contact)personen, toegang tot de beveiligde Teamsomgeving voor de toetsing. Hier vindt u een map om het ingevulde aanvraagformulier en uw bewijsstukken in te plaatsen.
In deze periode nodigt het SSC-DG u uit voor een gesprek om u te ondersteunen bij het aanvraagproces (door middel van uitleg rond de toetsingscriteria, het invullen van het aanvraagformulier en het indienen van de bewijsstukken). Heeft u daar later nog meer vragen over, dan kunt u contact opnemen met het SSC-DG.
Als alle benodigde documenten zijn geplaatst, stuurt u een e-mail naar info@ssc-dg.nl.
Het SSC-DG voert een administratieve controle uit op de ingediende documenten, waarbij we controleren of de aanvraag van de kwaliteitsregistratie volledig is. Hierover ontvangt u bericht. Bij eventuele onduidelijkheden en/of onvolkomenheden neemt het SSC-DG contact op en heeft u de mogelijkheid om aanvullende documenten alsnog te uploaden.
Na het positief afronden van de volledigheidscontrole wordt de aanvraag in behandeling genomen. Vanaf dit moment wordt de aanvraag als ‘ingediend’ beschouwd.
Voordat de IGC en DGC gaan toetsen, worden de bestanden (het aanvraagformulier en de bewijsstukken) beveiligd door medewerkers van het SSC-DG. De bestanden zijn vanaf dit moment niet meer te downloaden en/of aan te passen. Hierna krijgen de commissieleden en hun (eventuele) adviseurs toegang tot de bestanden.
De stukken die de registratie(houder) uploadt, zijn voor de volgende betrokkenen inzichtelijk: de medewerkers toetsing van het SSC-DG, de commissieleden van de IGC en DGC, de secretariaten van de commissies en (eventueel) de adviseurs van de commissieleden. Al deze betrokkenen werken conform de IGC- en DGC-geheimhoudingsverklaring. Deze is op te vragen bij het SSC-DG.
Wanneer is vastgesteld dat de aanvraag volledig is, bereiden de secretarissen van de IGC en DGC de toetsing voor. Voor de DGC stellen de experts van het SSC-DG een ‘rapport van bevindingen’ op. Dit rapport bestaat uit de feitelijke bevindingen ten aanzien van de bewijsstukken en de interpretatie daarvan binnen de scope van de toetsingscriteria. Als registratiehouder ontvangt u dit rapport via de beveiligde Teamsomgeving voordat de governancecommissies met hun toets starten. De IGC stelt geen rapport van bevindingen op.
Na ontvangst van het rapport van bevindingen heeft u als registratiehouder 2 weken de tijd om hier, indien gewenst, op te reageren. Dat doet u door uw reactie te uploaden in de beveiligde Teamsomgeving.
Na de periode waarin de commissieleden van de IGC en DGC de aanvragen schriftelijk beoordelen, komen ze in de zogenoemde toetsingsvergadering tot een besluit. Naar aanleiding van de toetsingsvergadering wordt voor elke kwaliteitsregistratie een conceptadvies opgesteld dat de secretarissen van de governancecommissies met de registratiehouder delen via de beveiligde Teamsomgeving.
Het kan zijn dat de governancecommissie(s) aanvullende vragen hebben voordat het conceptadvies kan worden opgesteld. Wanneer dit het geval is, worden de betreffende registratiehouder(s) hiervan op de hoogte gesteld. Ook dit document met aanvullende vragen vindt u dan in de beveiligde Teamsomgeving.
Wanneer u als registratiehouder aanvullende vragen ontvangt van de governancecommissie(s), heeft u 2 weken de tijd om deze te beantwoorden binnen de beveiligde Teamsomgeving.
Zijn er aanvullende vragen gesteld, dan worden de antwoorden van de registratiehouder in de eerstvolgende toetsingsvergadering besproken door de governancecommissie(s). Vervolgens wordt een conceptadvies opgesteld.
Na ontvangst van het conceptadvies kan u als registratiehouder, indien gewenst, binnen 2 weken een reactie op het conceptadvies uploaden in de beveiligde Teamsomgeving. Wanneer u geen inhoudelijke reactie op het conceptadvies geeft, wordt deze direct omgezet in een definitief advies.
Registratiehouders hebben ook de mogelijkheid om hun reactie mondeling toe te lichten in de week volgend op de deadline voor de schriftelijke reactie op het conceptadvies. Op deze manier kunnen registratiehouders hun reactie en bepaalde zaken verder verduidelijken. Deze mogelijkheid is beschikbaar voor alle registratiehouders, maar wordt sterk aanbevolen bij een negatief advies.
Wanneer een registratiehouder een reactie heeft gegeven op het conceptadvies, bespreken de governancecommissies deze in de eerstvolgende toetsingsvergadering. Zij wegen af of dit leidt tot aanpassingen van het conceptadvies. Vervolgens wordt het definitieve advies opgesteld.
Als registratiehouder ontvangt u het definitieve advies in de vorm van een formele (digitale) adviesbrief in de beveiligde Teamsomgeving. Met deze adviesbrief kunt u de aanvraag voor opname in het register indienen bij Zorginstituut Nederland.
Neem dan contact met ons op via info@ssc-dg.nl of 030 899 03 11.
Partijen in de medisch-specialistische zorg werken samen aan meer regie op kwaliteitsregistraties. Via deze website wordt u op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen.
Shared Service Center
Data Governance
Postadres:
Postbus 9696
3506 GR Utrecht
Bezoekadres:
Oudlaan 4
3515 GA Utrecht