Toetsingsproces IGC en DGC

Toelichting per processtap

Aanvraagproces

De registratiehouder dient een aanvraag voor de toetsing van één of meerdere kwaliteitsregistraties in bij het SSC-DG (zie pagina aanvraagproces voor meer informatie). Na indiening ontvangt de registratiehouder een bevestiging van de aanmelding(en). Door middel van loting worden per toetsingsronde tien kwaliteitsregistraties gekozen, die in aanmerking komen voor de toetsingsronde door de IGC en DGC.

Administratieve controle volledigheid 

Registratiehouders horen van het SSC-DG of zij in de toetsingsronde zijn geplaatst. De kwaliteitsregistratie kan dan aan de slag met het invullen van alle benodigde documenten voor toetsing waarbij het aanvraagformulier van de IGC en DGC de belangrijkste leidraad is. Het SSC-DG voert een administratieve controle uit op de ingediende documenten. Hierbij controleert het SSC-DG of de aanvraag van de kwaliteitsregistratie volledig is. Een onvolledige aanvraag wordt niet in behandeling genomen en dus ook niet getoetst. De registratiehouder ontvangt van het SSC-DG bericht over de uitkomst van de administratieve controle.

Start toetsing IGC en DGC

Wanneer is vastgesteld dat de aanvraag volledig is, bereiden de secretarissen van de IGC en DGC de toetsing voor. Voor de DGC stellen de experts van het SSC-DG een “rapport van bevindingen” op. Dit rapport bestaat uit de feitelijke bevindingen ten aanzien van de bewijsstukken en de interpretatie daarvan binnen de scope van de toetsingscriteria. De registratiehouder ontvangt dit rapport via de beveiligde Teamsomgeving voordat de governancecommissies met hun toets starten. De IGC stelt geen “rapport van bevindingen” op.

Reactie registratiehouder op “rapport van bevindingen” m.b.t. toetsing DGC

Na ontvangst van het “rapport van bevindingen” heeft de registratiehouder twee weken de tijd om hierop desgewenst te reageren. Dat kan door een reactie te uploaden in de beveiligde Teamsomgeving.

Toetsingsvergadering

Na de periode waarin de IGC- en DGC-commissieleden de aanvragen schriftelijk beoordelen, zullen de governancecommissies in de zogenoemde ‘toetsingsvergadering’ tot een besluit komen. Naar aanleiding van de toetsingsvergadering wordt een conceptadvies opgesteld dat de secretarissen van de governancecommissies met de registratiehouder delen via de beveiligde Teamsomgeving.

Eventueel aanvullende vragen vanuit commissie(s) naar registratiehouder

Het kan zijn dat de governancecommissie(s) aanvullende vragen hebben voordat een conceptadvies kan worden opgesteld. Wanneer dit het geval is, stellen we de registratiehouder(s) hiervan op de hoogte en vindt deze het document met aanvullende vragen in de beveiligde Teamsomgeving.

Reactie registratiehouder op aanvullende vragen van de commissie(s)

Wanneer de registratiehouder aanvullende vragen ontvangt van de governancecommissie(s), heeft de registratiehouder twee weken de tijd om een antwoord op deze vragen te formuleren en deze antwoorden te uploaden in de beveiligde Teamsomgeving.

Toetsingsvergadering (wanneer er aanvullende vragen gesteld zijn)

Zijn er aanvullende vragen gesteld, dan worden de antwoorden van de registratiehouder in de eerstvolgende toetsingsvergadering besproken door de governancecommissie(s). Vervolgens wordt een conceptadvies opgesteld.

Reactie registratiehouder op het conceptadvies

Na ontvangst van het conceptadvies kan de registratiehouder, indien gewenst, binnen twee weken een reactie op het conceptadvies uploaden in de beveiligde Teamsomgeving.

Toetsingsvergadering

Wanneer de registratiehouder een reactie heeft gegeven op het conceptadvies, bespreken de governancecommissies deze in de eerstvolgende toetsingsvergadering. Zij wegen af of dit leidt tot aanpassingen van het conceptadvies. Vervolgens wordt het definitieve advies opgesteld.

Definitief advies ontvangen

De registratiehouder ontvangt het definitieve advies in de vorm van een formele (digitale) adviesbrief in de beveiligde Teamsomgeving. Met deze adviesbrief kan de registratiehouder de aanvraag voor opname in het register indienen bij ZiNL.

Planning toetsingsproces IGC en DGC

De IGC en DGC toetsen 10 aanvragen per ronde. Een toetsingsronde neemt naar verwachting 35 tot 44 weken in beslag (incl. de aanvraagprocedure). De rondes zullen steeds negen weken na elkaar van start gaan. Onderstaande afbeelding geeft schematisch de planning weer van het toetsingsproces van de IGC en DGC.