Op deze pagina vindt u informatie over de verlengingstoets van de Inhouds-governancecommissie (IGC) en de Data-governancecommissie (DGC). Daarnaast lichten we de verschillende stappen binnen het proces van de verlengingstoets toe.
De verlengingstoets is van toepassing op kwaliteitsregistraties die zijn opgenomen in het Register voor Kwaliteitsregistraties. Om de opname van een kwaliteitsregistratie in dit register te verlengen, is vóór het aflopen van de opnameduur een nieuwe beoordeling nodig.
Met de verlengingstoets beoordelen de IGC en DGC of de kwaliteitsregistratie nog steeds voldoet aan de wettelijke eisen van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en aan de geldende toetsingscriteria. De verlengingstoets door de IGC en DGC is nodig om een verzoek tot verlenging van de opname in het Register bij Zorginstituut Nederland in te dienen.
Kwaliteitsregistraties worden bij de verlengingstoets getoetst op basis van de wettelijke eisen die gelden op het moment van besluitvorming door het Zorginstituut.
De planning van de verlengingstoets is afgestemd op de afloopdatum van kwaliteitsregistraties in het Register voor Kwaliteitsregistraties. Op basis hiervan wordt bepaald in welke verlengingstoetsingsronde een kwaliteitsregistratie wordt beoordeeld. Hierbij wordt rekening gehouden met de doorlooptijd van de reguliere beoordeling en met eventuele uitloop wanneer een aanvullende beoordelingscyclus nodig is. In iedere verlengingstoetsingsronde is ruimte voor maximaal 10 kwaliteitsregistraties.
Het verlengingsproces bestaat uit verschillende stappen. De reguliere doorlooptijd van de verlengingstoets door de IGC en DGC bedraagt 14 weken. Deze periode start nadat de termijn voor het aanleveren van het aanvraagformulier en de bewijsstukken is gesloten. Wanneer een aanvullende beoordelingscyclus nodig is, duurt het proces langer.
Onderstaand ziet u een visuele weergave van de verlengingstoets. Daaronder lichten we iedere processtap toe.
De verlengingstoets start met het indienen van het aanvraagformulier en de bewijsstukken voor een kwaliteitsregistratie. Registratiehouders ontvangen hiervoor tijdig de benodigde informatie en instructies.
Na ontvangst van de aanvraag voert het SSC-DG een administratieve controle uit. Hierbij controleren wij of alle benodigde documenten zijn aangeleverd. Hierover ontvangt u bericht. Bij eventuele onduidelijkheden of onvolkomenheden neemt het SSC-DG contact met u op en krijgt u de gelegenheid aanvullende documenten aan te leveren.
Wanneer is vastgesteld dat de benodigde bewijsstukken zijn aangeleverd, bereiden de secretarissen van de IGC en DGC de toetsing voor. Voor de DGC maakt een contactmoment met het secretariaat toetsing onderdeel uit van het proces. Tijdens dit contactmoment neemt de registratiehouder samen met het secretariaat de aangeleverde documentatie door. Door de feitelijke controle van de vereiste onderdelen gezamenlijk uit te voeren, kunnen eventuele vragen, onduidelijkheden en aandachtspunten vroegtijdig worden besproken.
Na de voorbereiding beoordelen de commissieleden de aangeleverde documentatie en komen ze in een toetsingsvergadering en komen zij tot een oordeel.
Naar aanleiding van de toetsingsvergadering wordt een (concept)advies opgesteld dat de secretarissen van de governancecommissies met de registratiehouder delen. Wanneer de commissies tijdens deze eerste toetsingsvergadering kunnen vaststellen dat de kwaliteitsregistratie aan de geldende wettelijke vereisten en toetsingscriteria voldoet, ontvangt de registratiehouder een definitief verlengingsadvies.
Het kan voorkomen dat de governancecommissies tijdens de eerste toetsingsvergadering niet kunnen vaststellen dat de kwaliteitsregistratie voldoet aan de geldende wettelijke eisen en toetsingscriteria. In dat geval wordt dit eerst met de registratiehouder besproken.
De registratiehouder krijgt vervolgens eenmalig de gelegenheid om de aanvraag aan te vullen of aan te passen naar aanleiding van de bevindingen van de commissies.
Wanneer een gesprek met de registratiehouder heeft plaatsgevonden en de aanvraag is aangevuld of aangepast, beoordelen de governancecommissies de aanpassingen in een volgende toetsingsvergadering. Vervolgens wordt een definitief advies opgesteld.
De registratiehouder ontvangt het definitieve advies in de vorm van een formele (digitale) adviesbrief. Met deze adviesbrief kan een verzoek tot verlenging van de opname in het Register bij Zorginstituut Nederland worden ingediend.
Neem dan contact met ons op via info@ssc-dg.nl of 030 899 03 11.
Shared Service Center
Data Governance
Postadres:
Postbus 9696
3506 GR Utrecht
Bezoekadres:
Oudlaan 4
3515 GA Utrecht