Aanvraagproces IGC en DGC

Op deze pagina leest u hoe uw kwaliteitsregistratie bij het SSC-SG aanmeldt voor de toetsing door de IGC en DGC. Hiervoor is per toetsingsronde een specifieke aanmeldperiode en een loting. Is uw kwaliteitsregistratie ingeloot, dan ontvangt u een aanmeldnummer waarmee u een volledige aanvraag kunt indienen.

Meer over de toetsingsprocedure zelf vindt u op deze pagina. 

Beschrijving en weergave aanvraagproces

Het aanvraagproces bestaat uit een aanmeldperiode (1 week), een lotingsperiode (1 week) en een aanvraagperiode (6 weken). Tijdens het aanvraagproces kunt u als registratiehouder  uw kwaliteitsregistratie(s) aanmelden voor toetsing en een volledige aanvraag indienen. Vóór het eind van de aanvraagperiode moet u een volledige aanvraag ingediend hebben (harde deadline). Hieronder leest u meer over de aanmeldperiode en de aanvraagperiode.

Onderstaande afbeelding geeft het aanvraagproces schematisch weer.

Klik om te vergroten.

Toelichting per processtap

Aanmeldperiode

Wilt u als registratiehouder voor één of meerdere kwaliteitsregistraties een aanvraag voor toetsing door de IGC en DGC indienen, meld deze dan aan bij het SSC-DG. Dat kan door het ingevulde aanmeldtemplate binnen de aanmeldperiode van een toetsingsronde te mailen naar info@ssc-dg.nl. Via de nieuwspagina leest u wanneer een nieuwe aanmeldperiode geopend wordt/is. 

In elke toetsingsronde is er plaats voor 10 kwaliteitsregistraties. Om kwaliteitsregistraties een eerlijke kans te geven om in een toetsingsronde te komen, maken we gebruik van een loting. Hiermee wordt bepaald welke van de aangemelde kwaliteitsregistraties in deze betreffende toetsingsronde worden getoetst.

Na de loting ontvangt de registratiehouder per kwaliteitsregistratie een aanmeldnummer. Hiernaast ontvangt de registratiehouder aanvullende informatie over de vervolgstappen en de specifieke tijdslijnen behorend bij het aanmeldnummer van de registratie.

Via het aanmeldtemplate kunt u als registratiehouder aangeven wie er toegang moeten krijgen tot de beveiligde Teamsomgeving.


Wachtlijst

Aanmeldingen die voor een toetsingsronde worden uitgeloot, komen op de wachtlijst op volgorde van de uitkomst van de loting.

Wanneer er onverhoopt een plek vrijkomt in een toetsingsronde, bijvoorbeeld wanneer een ingelote kwaliteitsregistratie zich terugtrekt, zal het SSC-DG de kwaliteitsregistratie die als eerste op de wachtlijst staat benaderen met de vraag of deze de vrijgekomen plek wil innemen. Indien dit aanbod meer dan veertien dagen voor de deadline van het aanvraagproces wordt aangeboden en vervolgens wordt afgewezen door de kwaliteitsregistratie, wordt betreffende registratie van de wachtlijst afgehaald. We gaan er namelijk vanuit dat een kwaliteitsregistratie daadwerkelijk klaar is om getoetst te worden wanneer deze is aangemeld. In deze situatie moet de registratiehouder zijn kwaliteitsregistratie opnieuw aan te melden voor de toetsing in een volgende toetsingsronde.

Indien er geen plaats beschikbaar komt en de kwaliteitsregistratie dus op de wachtlijst blijft staan, krijgt deze een plaats in de volgende toetsingsronde(s).

Wanneer uw kwaliteitsregistratie zich onverhoopt terugtrekt uit de toetsingsronde, komt deze registratie niet op de wachtlijst te staan en moet u de kwaliteitsregistratie opnieuw aanmelden voor de toetsing.


Aanmeldnummer

Met het aanmeldnummer kunt u als registratiehouder in de beveiligde Teamsomgeving voor de toetsing het aanvraagformulier invullen en alle bijbehorende bewijsstukken voor de toetsing uploaden. Met deze aanmelding, gaat u als  registratiehouder automatisch akkoord met de Voorwaarden toetsingsproces IGC en DGC. Deze voorwaarden gelden vanaf start toetsing.


Aanvraag

Na toewijzing van het aanmeldnummer krijgt u als registratiehouder toegang tot de beveiligde Teamsomgeving voor de toetsing. Daarin vindt u een map om het ingevulde aanvraagformulier en uw bewijsstukken in te plaatsen. Als alle benodigde documenten zijn geplaatst, stuurt u een e-mail aan info@ssc-dg.nl. Het SSC-DG beoordeelt de volledigheid van de aanvraag. Hierover  ontvangt u  bericht. Bij eventuele onduidelijkheden en onvolkomenheden neemt het SSC-DG contact op. Na de volledigheidscontrole nemen we de aanvraag in behandeling. Vanaf dit moment wordt de aanvraag als ‘ingediend’ beschouwd en gelden de voorwaarden van het toetsingsproces.

Voordat de toetsing door de IGC en DGC van start gaat, worden de bestanden (aanvraagformulier en bewijsstukken) beveiligd door medewerkers van het SSC-DG. De bestanden zijn vanaf dit moment niet meer te downloaden en aan te passen. Hierna krijgen de commissieleden en hun (eventuele) adviseurs toegang tot het aanvraagformulier en de bewijsstukken.

De stukken die de registratie(houder) uploadt, zijn voor de volgende betrokkenen inzichtelijk: medewerkers toetsing SSC-DG, commissieleden IGC en DGC, secretariaten van de commissies en (eventuele) adviseurs van de commissieleden. Al deze betrokkenen werken conform de IGC en DGC-geheimhoudingsverklaring. Deze is op te vragen bij het SSC-DG.